Para empresas que apuram pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, qualquer erro na base de cálculo pode significar pagamento indevido de tributos ou problemas com o Fisco no futuro.

É nesse contexto que a organização dos documentos fiscais ganha protagonismo. Confira abaixo três práticas que ajudam a evitar erros e garantem uma apuração mais segura:

1. Vá além do e-mail: confirme a existência de todas as NF-e
Muitas empresas ainda se baseiam nos XMLs enviados por e-mail pelos fornecedores. No entanto, essa prática traz riscos. É comum que documentos não sejam enviados, estejam em formatos errados ou simplesmente se percam no caminho.

Uma forma mais confiável de garantir que todos os documentos foram recebidos é verificar diretamente no ambiente da SEFAZ. Ao conferir as notas emitidas contra o CNPJ da empresa, é possível identificar lacunas e garantir que nada fique de fora da apuração.

2. Identifique e trate notas canceladas, denegadas ou duplicadas
Outro ponto que exige atenção é a consistência das notas fiscais recebidas. NF-e canceladas ou denegadas não devem impactar a apuração, mas muitas vezes permanecem registradas no ERP e distorcem os relatórios.

Além disso, notas duplicadas podem inflar receitas ou custos indevidamente. Antes de finalizar a escrituração e apurar o IRPJ, vale a pena revisar o conjunto de documentos, classificando-os por status e eliminando o que não deve ser considerado.

3. Faça auditorias periódicas e confronte os lançamentos do ERP com os XMLs recebidos
Por fim, é essencial comparar o que está registrado no ERP com os documentos efetivamente emitidos contra a empresa. Essa conciliação ajuda a identificar notas não lançadas, que podem representar omissão de receita, além de evitar erros contábeis que comprometem o SPED e a base de cálculo do IRPJ.

Essa prática é especialmente importante para empresas do Lucro Real, em que a precisão de cada lançamento tem impacto direto no valor do imposto.